La factura electrónica entre empresas va a ser obligatoria en España. Pero hay dos obligaciones distintas que se confunden todo el rato, y solo una tiene fecha cerrada. Este artículo separa las dos, dice qué se sabe a 31 de julio de 2026, qué significa para una pyme normal y qué se puede ir haciendo sin gastar un euro.
Aviso previo, porque conviene: las fechas dependen de la publicación definitiva de la orden ministerial en el BOE. Lo que sigue está basado en el proyecto conocido en 2026. Contrástalo con tu asesoría antes de tomar decisiones.
Qué cambia exactamente
Hoy puedes mandarle a un cliente un PDF por correo y eso es una factura. Cuando esto entre en vigor, dejará de serlo. La factura tendrá que emitirse y recibirse en un formato electrónico estructurado: un fichero que una máquina puede leer sin ambigüedad, no una imagen de un documento.
Afecta a todas las operaciones entre empresas y autónomos. Es decir, a prácticamente todos tus proveedores y a prácticamente todos tus clientes si vendes a empresas.
Antes del calendario: no confundas las dos obligaciones
Esto es lo primero que hay que aclarar, porque se mezcla constantemente y lleva a la gente a preocuparse por la fecha equivocada.
Verifactu obliga a tu programa de facturación: sellar cada factura, generar una huella y un QR, conservar el registro. Lo fija el Real Decreto-ley 15/2025 y sus fechas no dependen de nada más:
- 1 de enero de 2027 — sociedades que tributan por el Impuesto de Sociedades.
- 1 de julio de 2027 — el resto de obligados, autónomos incluidos.
La factura electrónica B2B es otra cosa: obliga al formato en que se emiten y reciben las facturas entre empresas. La desarrolla el Real Decreto 238/2026, aprobado el 25 de marzo de 2026.
El calendario de la factura electrónica, y por qué lleva asterisco
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: doce meses después del arranque del reloj.
- El resto de empresas, pymes y autónomos: veinticuatro meses después.
Eso da octubre de 2027 y octubre de 2028 en las cuentas que circulan por ahí. Pero fíjate en la expresión «arranque del reloj», porque ahí está lo que casi nadie cuenta:
Los plazos empiezan a contar desde la publicación de una orden ministerial que a día de hoy sigue en borrador. Salió a trámite de audiencia pública el 17 de abril de 2026 y estaba previsto publicarla antes del 1 de julio. No ocurrió. Mientras no se publique en el BOE, el reloj de 2027 y 2028 no ha empezado.
Así que si alguien te está metiendo prisa con 2028, te está vendiendo urgencia sobre una fecha que todavía no ha arrancado. La que sí tienes encima, en firme y sin condiciones, es enero de 2027.
Y aun así hay una trampa mayor, que es la que de verdad importa y explico enseguida.
El formato: Facturae 3.2.2
El formato previsto es Facturae 3.2.2: un XML firmado electrónicamente, alineado con la norma europea EN 16931. Si no sabes lo que es un XML, no importa: lo relevante es que no es un PDF y que no se hace a mano.
España no va sola en esto. Italia lo tiene desde 2019, Alemania desde 2025, Bélgica desde 2026 y Francia lo implanta en 2026. Es una ola europea, no una ocurrencia nacional.
La trampa: el periodo de convivencia
Esta es la parte que casi nadie está contando y la que de verdad importa.
Entre 2027 y 2028 vas a estar en tierra de nadie. Tus proveedores grandes ya estarán obligados y empezarán a mandarte XML estructurado. Tus proveedores pequeños seguirán mandándote PDF por correo, como siempre, porque todavía no les toca.
Resultado: durante meses vas a recibir dos formatos distintos a la vez, y vas a tener que registrarlos todos en el mismo sitio.
Lo que va a pasar en la práctica:
Quien hoy teclea facturas a mano, en 2027 tecleará facturas a mano y además tendrá que gestionar un canal nuevo.
La empresa que ya tenga automatizada la entrada de documentos hará esa transición sin enterarse: para un sistema que ya lee, leer un formato más es una configuración. La que siga tecleando a mano se encontrará con el doble de trabajo justo cuando pensaba que la tecnología venía a quitárselo.
Qué se puede hacer ahora, sin gastar
1. Saber cuántas facturas recibes al mes
Suena obvio y casi nadie lo tiene medido. Cuenta las de un mes cualquiera y multiplícalas por doce. Ese número decide todo lo demás.
2. Medir cuánto tiempo se va en registrarlas
Cronometra el registro de cinco facturas y saca la media. Multiplica por el volumen. Multiplica por el coste/hora de quien lo hace. Ya tienes lo que te cuesta el proceso al año — que es la cifra con la que se compara cualquier presupuesto, venga de quien venga.
3. Preguntar a tu programa de gestión
Escribe a tu proveedor de software y pregunta, literalmente: «¿tenéis previsto soportar Facturae 3.2.2 y en qué plazo?». La respuesta te dice mucho. Si no la tienen clara, es información valiosa con dos años de margen para reaccionar.
4. Ordenar antes de automatizar
Este es el consejo menos vistoso y el más importante. Si tus facturas están en tres carpetas distintas, en dos correos y en una carpeta compartida, automatizar eso no lo arregla: lo multiplica. Automatizar el caos produce caos automático. Primero se ordena.
Lo que NO haría todavía
- Cambiar de programa de gestión por esto. Es caro, es lento y hay tiempo. Espera a la orden definitiva.
- Contratar una plataforma «preparada para Facturae» hoy. Vas a pagar dos años por una función que aún no necesitas, y el mercado va a cambiar mucho en ese tiempo.
- Entrar en pánico. Hay margen. Lo que no hay es margen para llegar a 2027 sin haber medido nada.
Dónde encaja la automatización en todo esto
Que la factura llegue en XML resuelve la lectura de esa factura. No resuelve las de los proveedores pequeños, ni los albaranes, ni los partes de trabajo, ni los listados de la administración. Todo eso va a seguir llegando en papel y en PDF durante muchos años.
Por eso lo que tiene sentido no es prepararse solo para Facturae, sino tener resuelta la entrada de documentos en general: da igual el formato en que lleguen, que acaben estructurados, comprobados y registrados sin que nadie teclee.
Si quieres ver cómo funciona eso, puedes probarlo con un documento tuyo aquí mismo: Qlic Extract. Sueltas un PDF y ves cómo se lee, cómo se señala cada dato sobre el propio documento y cómo se comprueba que las cuentas cuadran.
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- Factura electrónica B2B y Ley Crea y Crece: calendario, requisitos y retos — BBVA
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo — BOE
- Proyecto de orden ministerial (en borrador) — Ministerio de Hacienda
- La factura electrónica B2B ya tiene fecha: borrador de la Orden Ministerial — Docuten
- Guía de la Factura Electrónica Obligatoria — B2Brouter
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Las fechas dependen de la publicación definitiva de la orden ministerial. Consulta con tu asesoría antes de tomar decisiones.